Einsparpotentiale bei professionellen Telefonanlagen

Professionelle Telefonanlagen sind teuer und die Kosten für Wartung und Service übersteigen im Laufe der Nutzungsdauer häufig die Anschaffungskosten. Unternehmen die ihre Kosten für die Telefonanlage nachhaltig reduzieren wollen, sollten deshalb in regelmäßigen Abständen die einzelnen Kostenbereiche auf den Prüfstand stellen. Sowohl bei den Anschaffungskosten als auch bei den laufenden Betriebskosten lassen sich erhebliche Einsparpotentiale erreichen, wenn die wichtigsten Punkte berücksichtigt werden.

Anschaffungskosten

• Anbietervergleich: Eigendlich ist der Anbietervergleich eine Selbstverständlichkeit, aber leider wird dieser Grundsatz immer wieder mißachtet. Holen sie 3-5 verschiedene Angebote zu den definierten Anforderungen ein. Auch wenn sie mit dem bisherigen Anbieter ihrer Telefonanlage zufrieden sind, ist ein Vergleich allemal sinnvoll. Sie bekommen ein Gefühl für die aktuellen Marktpreise bei Telefonanlagen und eventuell neue Lösungsansätze für ihre Anforderungen.
• Finanzierungswahl:
  Auch die Auswahl der Finanzierungsform kann die Kosten für die Telefonanlage erheblich beeinflussen. Bei Telefonanlagen-Mietverträgen sind z.B. Servicevereinbarungen mit eingeschlossen. Mehr Flexibilität beim Serviceumfang ermöglicht dagegen die Anschaffung über Kauf oder Leasing. So könnte man darüber nachdenken, während des Gewährleistungszeitraums den Umfang der Serviceleistungen für die Telefonanlage zu reduzieren und z.B. auf den kostenlosen Ersatz von defekten Baugruppen im Servicevertrag verzichten, da dieser Punkt ja bereits in der Gewährleistung abgedeckt ist. (Nicht abgedeckt sind aber meistens die definierten Reaktionszeiten zur Beseitigung des Defekts!)
• Vertragslaufzeit: Die Anschaffungskosten bei Mietverträgen für Telefonanlagen setzen sich aus den abgezinsten Mietzahlungen abzüglich des Serviceanteils über die vereinbarte Laufzeit zusammen. Obwohl man bei Abschluss eines 5-jahres Mietvertrages von einer Vertragslaufzeit über 60 Monate ausgehen sollte, laufen manche Verträge über bis zu 71 Monate. Ein genauer Blick auf die im Miet- oder Servicevertrag vereinbarte Laufzeit lohnt sich.

Laufende Kosten

• Serviceleistungen: Auch hier wird
  gerne zu Listenpreisen abgerechnet. Neue Baugruppen oder Teilnehmer an der Telefonanlage einrichten kann dann je nach Telefonanlage schon mal mit 150 EUR pro Stunde abgerechnet werden. Vorbeugen kann man hier mit entsprechenden Vereinbarungen in den Miet- oder Serviceverträgen und mit dem Einsatz einer Management Software. Einfachere Arbeiten an der Telefonanlage, wie Teilnehmer einrichten oder Teilnehmerdaten wegen Umzug ändern, lassen sich damit kostengünstig durch Eigenleistungen realisieren.
• Erweiterungen: Erweiterungen zu bestehenden Telefonanlagen werden gerne zu Listenpreisen verkauft. Insbesondere wenn der Kunde vertraglich gebunden ist. Auch Vertragsverlängerungen für die gesammte Telefonanlage sind beliebt. Wir empfehlen eine Vertragsverlängerung genau zu prüfen und am besten die Konditionen für Erweiterungen bereits im Vertrag zu berücksichtigen.
• Rechnungslegung: Obwohl korrekte Rechnungen eigendlich selbstverständlich sein sollten, zählen falsche Abrechnungen leider immer noch zur Tagesordnung. Prüfen Sie deshalb die Abrechnungen mit den tatsächlich erbrachten Leistungen und den vertraglichen Vereinbarungen.
• Gebühren: Die Gesprächskosten sind im starken Maße abhängig von der Auswahl des Providers. Aber auch interne Einstellungen in der Telefonanlage können das Gebührenaufkommen wesentlich beeinflussen. Insbesondere Rufweiterleitungen an externe Anschlüsse z.B. der Aussendienstmitarbeiter oder Homeoffice Mitarbeiter ist eine häufig genutzte Funktion. Um Missbrauch und damit unnötige Kosten zu vermeiden, empfielt es sich, diese Leistungsmerkmale an der Telefonanlage nur für Mitarbeiter freizuschalten die diese Funktion auch wirklich benötigen.
• Vertragsverlängerung: Es kommt nicht selten vor, das die Nutzung der bestehenden Telefonanlage über die vertraglich vereinbarte Laufzeit hinaus erfolgen soll. Wer hier rechtzeitig agiert kann seine Mietkosten für die alte Telefonanlage erheblich reduzieren. Sie sollten nicht wesentlich mehr als den Serviceanteil am ursprünglichen Mietpreis als neuen Mietpreis für die Telefonanlage akzeptieren. Ist die Kündigungsfrist erst einmal verstrichen, verlängert sich die Laufzeit des Vertrages (und damit auch der Konditionen) meistens um ein weiteres Jahr.

Alle Anbieter kämpfen mittlerweile um Marktanteile, es gibt also keinen Grund sich mit den zugeteilten Listenpreisen zufrieden zu geben. Darüber hinaus sind transparente und faire Konditionen immer noch die beste Grundlage für dauerhafte partnerschaftliche Kundenbeziehungen.