Wer braucht eine VoIP Telefonanlage?

Mehr denn je ist Voice over IP (VoIP) ein Thema bei der Erweiterung oder Neu- bzw. Ersatzbeschaffung von Telefonanlagen in Unternehmen. Viele Unternehmen sind jedoch unsicher, ob eine Umstellung oder Migration auf VoIP für sie vorteilhaft ist. Argumente wie Kostenreduzierung, Flexibilität und Effizienzsteigerungen werden von den Befürwortern ins Feld geführt, während die Ablehner mit Sicherheitsrisiken, schlechter Sprachqualität und hohen Anschaffungskosten argumentieren.

Für wen sich VoIP rechnet, muss im Einzelfall analysiert werden und ist im wesentlichen von den Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens abhängig. Es gibt jedoch einige Fragen zu den grundlegenden Rahmenbedingungen im Unternehmen, deren Beantwortung die Auswahl der zukünftigen Technologiebasis für das Telefonsystem erheblich verkürzen kann. Bei der Beurteilung ob ihr Unternehmen gute Voraussetzungen für die Einführung von VoIP hat, können ihnen die folgenden Fragen helfen. Je mehr Fragen sie mit Ja beantworten können, desto besser sind die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung von VoIP.

1. Ist das Netzwerk auf dem aktuellen Stand der Technik und unterstützen die aktiven Netzwerkkomponenten Quality of Service (QoS)?

Bei VoIP ist die Sprachqulität in einem Netzwerk im wesentlichen von der fehlerfreien und verzögerungsarmen Übertragung der Sprachdaten im Netzwerk abhängig. Die aktiven Netzwerkkomponenten wie Switche, Router oder Gateways müssen deshalb in der Lage sein, den Sprachdaten bei der Weiterleitung Priorität einzuräumen. Das Leistungsmerkmal wird QoS (Quality of Service) genannt. Netzwerke die diese Funktionen nicht unterstützen sollten aufgerüstet werden.

2. Sind fast alle Arbeitsplätze mit PCs ausgestattet und an das Netzwerk angeschlossen

Je mehr Arbeitsplätze bereits Zugang zum Netzwerk haben, desto geringer sind die Kosten für zusätzliche Verkabelungsarbeiten. Eventuell lassen sich noch weitere Investitionskosten einsparen, wenn anstatt seperater IP-Telefone nur Softclients auf den PCs installiert werden können.

3. Hat ihr Unternehmen mehrere Standorte die miteinander vernetzt sind?

Kostenvorteile durch die VoIP Technologie lassen sich eventuell realisieren wenn die Telefonie mit anderen Unternehmensstandorten über vorhandene Datenleitungen abgewickelt werden können. Je höher das Gesprächsaufkommen zwischen den Unternehmensstandorten, desto gößer der Kostenvorteil. Ein weiterer Kostenvorteil ließe sich realisieren, wenn Anwendungen wie Unified Messaging, CTI oder Call Center Software nur am Hauptstandort installiert werden und von Mitarbeitern an den anderen Standorten über das Netzwerk mitbenutzt werden können.

4. Administrieren sie Ihre Telefonanlage selber?

Wenn für die Administration der Telefonanlage bereits Ressourcen vorhanden sind, könnten OpenSource Telefonanlagen wie Asterisk etc., interessante Alternativen darstellen. Für die OpenSource Telefonanlagen fallen keine Lizenzkosten an. Aber auch an kommerziellen VoIP-Telefonanlagen sollten die Kosten durch die Eigenadministration weiter gesenkt werden können, da Erweiterungen des Systems um weitere Teilnehmer oder Bandbreite ohne kostenintensive Technikereinsätze realisiert werden können.

5. Haben sie viele Mitarbeiter an Telearbeitsplätzen die in ihre Telefonanlage integriert werden müssen?

Unternehmen die Telearbeitsplätze haben, können diese über VoIP kostengünstig in die Telefonanlage integrieren. Die Mitarbeiter werden dann mit eigenen Rufnummern geführt. Die Verindung wird dann zum Beispiel über eine DSL Flatrate im HomeOffice realisiert.

6. Ziehen bei ihnen häufig Abteilungen oder Mitarbeiter um, oder ist Flexible Office bei ihnen ein Thema?

Der Arbeitsplatz ist dort wo man sich am System anmeldet. Einfach anstöpseln, anmelden und loslegen. Mitarbeiter Umzüge oder wechselnde Arbeitsplätze können flexibel und ohne administrativen Aufwand realisiert werden.

7. Haben sie Erfahrungen mit Open Source Software?

Wenn sie bereits Erfahrungen mit Open Source Software besitzen, könnten Open Source VoIP Software eine kostengünstige alternative für die VoIP Telefonanlage sein. Asterisk & Co. bieten professionelle Software für die Telefonie in Unternehmen.

8. Planen sie eine Erstbeschaffung oder Neuanschaffung auf der grünen Wiese?

Hier können die gesamten Kosten für die Verkabelung des klassischen Telefonienetzwerks gespart werden (sofern nicht bereits vorhanden).

Die Entscheidung ob eine Telefonanlage auf Voice over IP umgestellt werden soll, liegt nicht auf der Hand. Jedes Unternehmen muss seine individuellen Rahmenbedingungen selber analysieren, um die Chancen und Risiken einer VoIP Telefonanlage beurteilen zu können.